Hướng dẫn chọn tốc độ máy photocopy phù hợp cho văn phòng – Đừng để chọn sai mà trả giá đắt!

Chọn sai tốc độ máy photocopy có thể khiến văn phòng của bạn trả giá bằng hàng giờ chờ đợi và hàng triệu đồng chi phí lãng phí mỗi tháng.

Một chiếc máy photocopy có tốc độ phù hợp giúp công việc trơn tru, giảm kẹt giấy, tiết kiệm điện – mực và thời gian cho cả đội ngũ.

Trong bài viết này, Copiers.vn sẽ hướng dẫn bạn cách chọn tốc độ máy photocopy phù hợp nhất cho từng quy mô văn phòng, kèm ví dụ thực tế, bảng so sánh chi phí và gợi ý dòng máy tốt nhất hiện nay.

1. Vì sao tốc độ máy photocopy lại quan trọng với văn phòng?

Trong thế giới công việc hiện đại, tốc độ xử lý tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của cả đội ngũ.

Một chiếc máy photocopy có tốc độ phù hợp giúp tiết kiệm thời gian, giảm kẹt giấy, và đảm bảo các bộ phận hành chính – kế toán – marketing hoạt động trơn tru.

Theo khảo sát nội bộ của Copiers.vn, có đến 63% doanh nghiệp nhỏ tại Bình Dương và TP.HCM chọn sai tốc độ máy photocopy ngay từ đầu.
Hệ quả là:

• Máy quá chậm → nhân viên xếp hàng chờ in.
• Máy quá nhanh → lãng phí chi phí đầu tư, hao mực, tốn điện, không dùng hết công suất.

Vậy làm sao để chọn được tốc độ máy photocopy phù hợp nhất cho văn phòng của bạn? Copiers.vn sẽ hướng dẫn chi tiết trong bài viết này. 👇

2. Hiểu rõ về tốc độ máy photocopy – PPM là gì?

Khi bạn đọc thông số kỹ thuật của máy photocopy, sẽ thấy dòng như: “Tốc độ: 25 trang/phút (PPM)”

PPM (Pages Per Minute) nghĩa là số lượng trang máy có thể in hoặc sao chép trong 1 phút.

📌 Cách hiểu đơn giản:

• 20–25 PPM: tốc độ thấp → phù hợp văn phòng nhỏ (dưới 10 người).
• 30–45 PPM: tốc độ trung bình → phù hợp văn phòng vừa (10–30 người).
• 50–60+ PPM: tốc độ cao → dành cho doanh nghiệp lớn hoặc dịch vụ in ấn.

💡 Lưu ý:

Tốc độ càng cao thì giá máy càng đắt và chi phí bảo trì càng lớn, nên không phải cứ nhanh là tốt.

Vì thế, Copiers.vn luôn khuyên khách hàng chọn máy vừa đủ nhu cầu, không dư công suất để tiết kiệm chi phí dài hạn.

3. Phân loại tốc độ máy photocopy theo quy mô văn phòng

🏢 A. Văn phòng nhỏ (dưới 10 nhân sự)

• Nhu cầu in: 500–2.000 trang/tháng
• Tốc độ đề xuất: 20–25 trang/phút
• Mẫu máy tiêu biểu: Toshiba e-Studio 2018A, Ricoh MP 2014AD
• Ưu điểm: tiết kiệm điện, nhỏ gọn, chi phí thuê chỉ từ 400.000đ/tháng

💡 Gợi ý Copiers.vn:

Nếu bạn chỉ in hợp đồng, báo giá, phiếu lương — không cần máy nhanh.

Máy photocopy Toshiba 2018A (đen trắng, 25 trang/phút) là lựa chọn rất ổn cho văn phòng nhỏ, vừa đủ tốc độ, độ bền cao, ít lỗi.

🏢 B. Văn phòng vừa (10–30 nhân sự)

• Nhu cầu in: 3.000–8.000 trang/tháng
• Tốc độ đề xuất: 30–45 trang/phút
• Mẫu máy tiêu biểu: Toshiba e-Studio 3008A, Ricoh MP 3055SP
• Ưu điểm: cân bằng tốc độ – độ bền – chi phí hợp lý

💡 Ví dụ thực tế từ Copiers.vn:

Công ty thiết kế nội thất AT Decor (Thủ Dầu Một) trước đây dùng máy 20 trang/phút, khiến nhân viên thường phải xếp hàng chờ in bản vẽ.

Sau khi Copiers.vn tư vấn và đổi sang Ricoh MP 3555SP (35 trang/phút), thời gian chờ giảm hơn 50%, công việc in ấn luân phiên trơn tru.

👉 Kết quả: năng suất tăng, mà chi phí thuê chỉ tăng thêm 150.000đ/tháng.

🏢 C. Văn phòng lớn hoặc công ty dịch vụ

• Nhu cầu in: 10.000–20.000+ trang/tháng
• Tốc độ đề xuất: 50–60+ trang/phút
• Mẫu máy tiêu biểu: Toshiba e-Studio 5008A, Ricoh MP 6055SP
• Ưu điểm: tốc độ cực nhanh, hỗ trợ in khối lượng lớn liên tục

💡 Gợi ý Copiers.vn:

Nếu công ty bạn có nhiều phòng ban cần in song song (ví dụ: nhân sự, kế toán, kỹ thuật), hãy chọn máy công suất cao hơn để giảm “tắc nghẽn”.

Copiers.vn hiện cung cấp máy Toshiba 5008A với tốc độ 50 trang/phút, bảo trì trọn gói, chỉ từ 900.000đ/tháng – phù hợp doanh nghiệp vừa và lớn.

4. 5 yếu tố quyết định tốc độ máy photocopy phù hợp

⚙️ 1. Số lượng bản in hàng tháng

Hãy ước tính nhu cầu in ấn thực tế trong 1 tháng: số nhân viên × số bản in/ngày × số ngày làm việc

💡 Ví dụ:

10 nhân viên × 20 bản/ngày × 22 ngày = 4.400 trang/tháng

→ Nên chọn máy có tốc độ khoảng 30–35 trang/phút.

🖨 2. Loại tài liệu cần in

• In hợp đồng, hóa đơn: tốc độ vừa (20–30 PPM) là đủ.
• In bản vẽ, tài liệu dài: nên chọn từ 35 PPM trở lên.
• In màu, tờ rơi marketing: chọn máy công suất cao, có in màu (Toshiba hoặc Ricoh dòng AC).

💡 3. Tần suất sử dụng máy

Nếu văn phòng in rải rác cả ngày → chọn máy trung bình.

Nếu in dồn vào giờ cao điểm (sáng, cuối tháng) → cần máy tốc độ cao để tránh tắc nghẽn.

🧑‍💼 4. Số người sử dụng

• <10 người: 20–25 PPM
• 10–30 người: 30–45 PPM
• 30 người: 50+ PPM

Copiers.vn thường giúp khách hàng tính “tỷ lệ chia máy”: 1 máy/20 người là lý tưởng nhất cho doanh nghiệp tầm trung.

⚡ 5. Ngân sách đầu tư hoặc thuê

• Máy nhanh → giá thuê cao hơn 20–30%
• Nhưng nếu tính theo thời gian & năng suất, đôi khi máy nhanh hơn lại tiết kiệm hơn vì giảm thời gian chờ đợi của nhân viên.

💡 Copiers.vn luôn tư vấn bảng so sánh chi phí thuê theo tốc độ để doanh nghiệp dễ ra quyết định minh bạch.

5. Thuê hay mua máy photocopy – Đâu là lựa chọn hợp lý hơn?

Nếu bạn đang đắn đo giữa mua hay thuê máy photocopy, hãy nhớ rằng:

• Mua máy = chi phí lớn, phải tự bảo trì, sửa chữa
• Thuê máy = chỉ trả theo tháng, được bảo hành trọn gói

Copiers.vn khuyến nghị:

Với 90% doanh nghiệp vừa và nhỏ, thuê máy photocopy phù hợp (tốc độ theo nhu cầu) giúp tiết kiệm 40–60% tổng chi phí in ấn/năm.

6. Lợi ích khi chọn đúng tốc độ máy photocopy cùng Copiers.vn

Lợi ích	Mô tả cụ thể
⏱ Tăng hiệu suất làm việc	Giảm thời gian chờ, tăng năng suất nhân viên
💸 Tiết kiệm chi phí vận hành	Không lãng phí công suất, giảm hao mực, điện
🧰 Bảo trì trọn gói	Copiers.vn hỗ trợ tận nơi, thay linh kiện miễn phí
🔁 Linh hoạt đổi máy	Khi nhu cầu tăng, có thể đổi sang tốc độ cao hơn dễ dàng
📊 Tối ưu dòng tiền	Thuê máy hàng tháng, không cần đầu tư ban đầu lớn

 

7. Ví dụ thực tế: Copiers.vn giúp doanh nghiệp tiết kiệm 45% chi phí in ấn

Công ty Green Home Office (Dĩ An, Bình Dương) ban đầu mua máy Toshiba 5508A (tốc độ 55 trang/phút) – giá gần 60 triệu.

Sau 1 năm, họ nhận ra nhu cầu in chỉ khoảng 3.000 trang/tháng, công suất thừa gấp 5 lần.

Họ quyết định chuyển sang thuê máy Toshiba 2518A (25 trang/phút) tại Copiers.vn, chi phí chỉ 550.000đ/tháng (đã bao gồm mực & bảo trì).
👉 Kết quả: tiết kiệm 45% chi phí in, không còn lo lỗi kỹ thuật.

“Máy mới in vẫn nhanh, mà không phải lo sửa, mực, hay drum nữa.” – (Chị H., Hành chính – Green Home Office)

8. Kết luận: tốc độ phù hợp = hiệu suất tối ưu

Chọn máy photocopy không phải cứ nhanh là tốt, mà là phải phù hợp với nhu cầu thật của văn phòng.
Khi chọn đúng tốc độ:

• Không lo lãng phí điện, mực
• Giảm thời gian chờ đợi
• Tăng hiệu quả làm việc cho toàn bộ đội ngũ

Nếu bạn chưa chắc tốc độ nào hợp lý, hãy để Copiers.vn hỗ trợ miễn phí.

Đội ngũ kỹ thuật & tư vấn hơn 10 năm kinh nghiệm sẽ giúp bạn đo nhu cầu in ấn, tính công suất máy, và chọn tốc độ phù hợp nhất.

📞 Liên hệ Copiers.vn để được tư vấn miễn phí

📍 Copiers.vn – Giải pháp thuê máy photocopy linh hoạt cho mọi doanh nghiệp

👉 Website: https://copiersvn.com

Facebook: Công ty CopiersVN

📲 Zalo OA: Copiers.vn – Báo giá nhanh, kỹ thuật tận nơi

💬 “Thuê máy đúng tốc độ – Làm việc hiệu quả – In ấn tiết kiệm”

❓ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP (Q&A)

1. Tốc độ máy photocopy bao nhiêu là phù hợp cho văn phòng nhỏ?

Với văn phòng dưới 10 người, bạn chỉ cần máy tốc độ từ 20–25 trang/phút.

Ví dụ: Toshiba e-Studio 2018A hoặc Ricoh MP 2014AD là lựa chọn phổ biến nhất tại Copiers.vn, đảm bảo tiết kiệm và bền bỉ.

2. Nếu nhu cầu in tăng, tôi có thể đổi sang máy nhanh hơn không?

Có thể!

Copiers.vn cho phép khách hàng nâng cấp hoặc đổi máy miễn phí trong hợp đồng thuê.

Chỉ cần báo lại, kỹ thuật viên sẽ đến lắp đặt máy mới có tốc độ cao hơn trong vòng 24h.

3. Làm sao để biết tốc độ máy photocopy hiện tại có đang quá thừa hay thiếu công suất?

Bạn có thể kiểm tra bằng cách xem số lượng bản in mỗi tháng (hiển thị trên màn hình máy).

Nếu chỉ dùng dưới 30% công suất tối đa, tức là máy đang dư tốc độ.

Xem ngay bài viết: Dịch vụ sửa chữa máy photocopy uy tín – Copiers.vn đến tận nơi, sửa nhanh trong 24h